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Comment faire de la communication bidirectionnelle une priorité en milieu de travail

  • 9 min de lecture

Préféreriez-vous travailler pour une entreprise où tout est secret ou une entreprise où vous sentez que vous êtes dans le coup et dont vous connaissez les plans futurs? Les membres de votre famille devraient-ils aller de l’avant, prendre des décisions et agir en se basant sur des hypothèses et leur intuition ou le plan à long terme devrait-il être transparent et connu par toutes les personnes concernées?

Les questions de ce genre peuvent aider à encadrer l’examen de la stratégie de communication en milieu de travail. Au minimum, la communication en milieu de travail permet aux membres de la famille et aux autres membres de l’équipe de connaître les objectifs de l’équipe et leur rôle pour les atteindre.

Votre style de leadership et l’exemple que vous donnez comme communicateur ainsi que la culture d’entreprise sont les plus importants facteurs qui influencent la quantité, la qualité et les bénéfices de la communication. À titre de leader, penchez-vous sur la manière dont vous et votre équipe communiquez actuellement et sur la manière dont vous pourriez échanger de l’information avec vos employés à l’avenir. Que vous teniez des réunions hebdomadaires ou mensuelles, à caractère officiel ou en ayant des discussions informelles avec chacun d’eux, des employés bien informés seront plus enclins à s’investir davantage, à vous faire part de leurs idées et à apporter des suggestions.

Quelques points à considérer :

  • Communiquez-vous de façon efficace, claire et proactive avec votre équipe? Les membres de votre équipe sont-ils à l’aise de parler de leurs idées, de leurs préoccupations ou de leurs questions avec leur leader ou leur gestionnaire?
  • Réfléchissez à la façon dont les rumeurs et les spéculations peuvent nuire au moral et à la motivation de l’équipe. L’objectif est d’avoir des employés engagés. Cela n’est pas possible si vous informez vos employés seulement en cas de nécessité absolue. Votre équipe veut savoir comment se porte l’entreprise et comprendre les objectifs futurs et la vision de l’entreprise.
  • Considérez que les bons employés veulent de la rétroaction et que cela va au-delà des évaluations de rendement et de la formation officielle. Un bon leader sait quand un compliment ou un bon mot est mérité. De même, la brève mention d’une mauvaise habitude observée peut permettre d’éviter d’éventuels problèmes.
  • Réfléchissez à la manière dont un processus de communication bidirectionnelle et saine peut être enraciné dans la culture d’entreprise.

Entendre ou écouter?

Vous entendez peut-être les remarques ou les préoccupations exprimées par votre équipe, mais les écoutez-vous? Si vos employés ont l’impression que leurs efforts de communication ne mènent jamais à rien, ils commenceront à se demander si cela vaut la peine de vous partager leurs pensées. L’écoute est seulement la moitié du processus. Si vous écoutez vraiment leurs idées, l’équipe devrait recevoir des signaux qui soutiennent ou qualifient leur rétroaction. Si vous ne tirez pas profit des yeux, des oreilles et des cerveaux des membres de votre équipe, vous véhiculez le message que la communication est à sens unique – vous faites alors votre travail qu’à moitié.

Le même processus de réflexion s’applique aux messages communiqués par le leader. Diffusez-vous de l’information ou communiquez-vous vraiment? Si votre style de communication consiste à expédier des informations sans vérifier que votre équipe vous appuie, là encore, vous ne faites que la moitié du travail. Faites-vous un suivi pour vous assurer que les directives et les attentes sont bien comprises et acceptées?

L’engagement est le mot magique et il est requis à la fois du leader et des membres de l’équipe. La communication est rompue si l’une ou l’autre des parties est distraite ou stressée ou si le message n’est pas clair.

Les leaders doivent surveiller et encourager l’engagement des employés. Voici cinq suggestions pour vous aider à susciter l’intérêt, l’attention et la motivation des employés :

  1. Acceptez l’aide des employés. Si une tâche ne correspond pas à votre domaine d’expertise, confiez-la à quelqu’un d’autre.
  2. Aidez les employés dans le besoin. Trouvez des façons de soutenir les membres estimés de votre équipe qui ont besoin d’aide en dehors du travail.
  3. Donnez régulièrement de la rétroaction. Saisissez toutes les occasions de communiquer avec les membres de votre équipe au quotidien.
  4. Cultivez la mobilisation. Planifiez régulièrement des activités de renforcement de l’esprit d’équipe et veillez à ce que chacun se sente inclus dans le processus de planification.
  5. Misez sur les points forts de chacun. Au lieu de corriger les faiblesses, concentrez-vous plutôt à aider les membres de votre équipe à maximiser leurs forces.

Pour des explications plus poussées, lisez l’article Cinq moyens efficaces de mobiliser les employés pour les chefs d’exploitations agricoles.

Utiliser tous les canaux de communication

Il n’y a jamais eu autant de moyens de communiquer et cela peut être un couteau à double tranchant. Si le but est de rendre la communication en milieu de travail facile, efficiente, efficace et de l’enraciner dans la culture, il peut être utile de tirer parti de différents canaux de communication. La pandémie de COVID-19 a forcé de nombreuses entreprises à s’adapter à de nouvelles réalités et à exploiter des solutions de rechange aux interactions en personne. Par exemple, en plus de recourir davantage aux courriels et même aux messages textes, elles utilisent des applications de réunion en ligne en temps réel, des médias sociaux et d’autres applications pour les communications à l’interne au sein des équipes.

Bien qu’il soit fantastique de disposer de tous ces canaux de communication, cela peut compliquer considérablement le contrôle de la communication par le leader ou le gestionnaire, tant à l’interne avec l’équipe qu’à l’externe avec les clients. Quel que soit le canal utilisé, les leaders doivent trouver des façons de rendre la communication aussi régulière et organisée que possible. Par exemple, l’utilisation d’outils numériques comme les messages textes ou Slack peut être acceptable pour les communications quotidiennes orientées sur les tâches, mais les interactions en personne sont généralement préférables pour des conversations plus complexes ou plus importantes.

Trouver une zone de confort pour les réunions

Le mot « réunion » peut évoquer des salles de conférence, des codes vestimentaires et des présentations PowerPoint. Toutefois, il réfère en réalité à l’établissement de liens au sein de l’équipe par n’importe quel moyen optimal afin de déterminer les priorités, de répartir les tâches et les responsabilités, d’exprimer ses préoccupations et de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.

Pour l’équipe responsable de la récolte, cela peut consister à se réunir autour d’une camionnette avec du café et des beignes pour décider du plan de la journée. De telles réunions peuvent durer qu’une quinzaine de minutes. Quel champ attaquerons-nous après celui-ci? Qui ira chercher les pièces d’équipement? Qui sera responsable de décider si nous devrions attendre que le grain soit plus sec ou si nous devrions y aller à fond de train? Elles ont pour but de décider ce qui doit être accompli et qui sera responsable de chaque tâche.

Que la réunion se déroule en personne, par conférence téléphonique ou en ligne au moyen de Zoom, tenez-vous-en à ce qui est approprié pour chaque type. Les réunions brèves tenues tous les jours ou toutes les semaines devraient être réservées aux discussions concernant les tâches quotidiennes. Comme elles ne sont pas la bonne tribune pour discuter des stratégies et de la planification à long terme, évitez de vous embourber dans des discussions à ne plus finir sur la vision globale de l’entreprise. Tenez plutôt des séances mensuelles ou trimestrielles pour explorer ou discuter des objectifs à long terme et de la planification.

Afin de demeurer dans la bonne voie et d’éviter les digressions, il est important que chaque réunion ait un ordre du jour, même si le seul point est la planification de la journée. La tâche du leader est d’animer la réunion et de créer un environnement et un processus où chacun perçoit la réunion comme une occasion de clarifier les responsabilités et de communiquer ses pensées et ses idées. De bonnes réunions contribuent à clarifier les choses, à renforcer la confiance des employés et à accroître la productivité.

Dans certains cas, il peut être utile qu’une personne de l’extérieur participe à la réunion à titre de modérateur ou d’animateur. Si le leader s’engage à fond dans une discussion délicate avec son équipe, il peut être difficile pour lui de participer tout en demeurant un modérateur efficace. Un modérateur externe peut alors aider à contenir les émotions et à assurer que la réunion soit constructive.

Utiliser la communication pour surveiller la santé mentale

L’un des aspects de la communication est souvent négligé par les chefs d’exploitations agricoles ou d’entreprises et cette omission engendre des coûts énormes. Les bons employeurs répondent aux besoins des employés qui sont malades ou blessés. L’entreprise peut offrir des avantages sociaux ou de la souplesse et du soutien pour aider un membre de l’équipe qui traverse une période difficile. Mais qu’en est-il de la santé mentale? Dans bien des cas, elle est perçue différemment ou tout simplement ignorée.

Une bonne stratégie de communication d’entreprise devrait aspirer à aborder la maladie mentale dans tous les secteurs de l’entreprise. L’entreprise dispose-t-elle de canaux de communication pour les employés qui connaissent des problèmes de santé mentale et qui veulent en parler? Les leaders développent-ils leurs compétences pour reconnaître les signes qu’un membre de l’équipe pourrait être en difficulté? L’entreprise informe-t-elle ses employés sur le soutien qu’elle offre en cas de maladie mentale et encourage-t-elle les employés à demander de l’aide?

Lorsqu’un employé affiche un rendement inférieur à son rendement habituel et que ses interactions avec son équipe sont réduites ou problématiques, les leaders peuvent adopter la règle d’exclusion. Cela consiste à avoir une conversation avec l’employé pour essayer de déterminer la cause de la baisse de rendement ou du changement de comportement et lui rappeler que des ressources en santé mentale sont offertes dans la section Mieux-être du site Web de FAC ainsi que par d’autres organisations comme Do More Ag.

Un agriculteur qui concentre toute son énergie sur l’exécution des tâches quotidiennes devra probablement changer sa façon de penser afin d’être conscient des conséquences que les problèmes de santé mentale ont sur l’entreprise. Pour cela, il faut tout d’abord être attentif et prêt à écouter si un employé ou un membre de la famille souhaite parler. Le rôle du leader n’est pas de dire à l’employé quoi faire, mais plutôt de lui offrir du soutien et de le diriger vers des ressources appropriées. Et ce ne sont pas que les employés qui peuvent éprouver des problèmes de santé mentale. Bien des leaders vivent aussi du stress et ont une personnalité qui fait en sorte qu’ils ont de la difficulté à avouer qu’ils ont besoin d’aide. Surveillez votre équipe et surveillez-vous vous-même.

Dans le prochain article, nous parlons de l’importance de connaître ses responsabilités légales à titre d’employeur et de quelques erreurs courantes à éviter.