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Quatre façons d’utiliser les processus et la structure pour un leadership efficace

  • 10 min de lecture

De nombreux entrepreneurs sont en mesure de mener de front plusieurs tâches ou projets. Les agriculteurs en sont un parfait exemple : il y a de l’ouvrage à faire, et ils doivent souvent travailler plus fort pendant un plus grand nombre d’heures pour y arriver.

Lorsque plusieurs personnes sont mises à contribution pour abattre la besogne, cela change la donne. Quand l’entreprise prend de l’expansion, même l’agriculteur le plus vaillant et le plus efficace doit demander des renforts. Cesser de tout faire soi-même pour faire faire le travail par les autres peut exiger une énorme adaptation. Au lieu de se résigner à travailler plus fort pour faire progresser l’entreprise, un leader doit optimiser les méthodes de travail de l’équipe et chercher des moyens d’accroître l’efficacité et l’engagement des employés.

Les meilleurs leaders présentent habituellement un « profil inégal », c’est-à-dire qu’ils excellent vraiment dans un ou deux domaines, mais pas dans tout. Pour certains leaders, faire preuve d’organisation est une lourde tâche, mais il est nécessaire de mettre en place une structure et des processus pour s’assurer que tous les employés connaissent les attentes de l’employeur. De solides processus permettent également de faire en sorte que les employés soient traités de manière juste et équitable.

Dans cet article, nous examinons quatre concepts et processus fondamentaux que vous devez appliquer pour diriger une équipe avec efficacité.

  1. Guide de l’employé : Il est judicieux de commencer par créer un guide de l’employé pour consigner et communiquer les règles fondamentales et les procédures opérationnelles normalisées de l’entreprise.
  2. Planification des priorités : Les imprévus peuvent vous obliger à changer vos plans. Créez une stratégie pour aider tout le monde à déterminer les tâches qu’il faut prendre en charge immédiatement et celles que l’on peut reporter.
  3. Gestion du temps : Au fur et à mesure que l’effectif augmente et que l’entreprise gagne en complexité, il devient de plus en plus difficile d’évaluer l’efficacité des employés, individuellement et en équipe. Les outils et les stratégies de contrôle de l’efficacité deviennent très importants.
  4. Interaction cohérente avec les employés : Le guide de l’employé exposera la politique de l’entreprise, mais les dirigeants et les gestionnaires doivent suivre des protocoles cohérents lorsqu’ils communiquent et interagissent avec les employés.

Guide de l’employé

La tâche semble colossale, mais la création d’un guide de l’employé peut commencer par quelque chose de simple et d’élémentaire. Vous pouvez rédiger un document d’une ou deux pages qui résume les lignes directrices. Le guide est censé être un document qui évolue pour tenir compte des nouvelles réalités dans le milieu de travail. En l’enrichissant de nouveaux éléments et y apportant des modifications, vous en assurerez la pertinence et l’exactitude.

Un guide doit inclure l’énoncé de mission et la vision de l’entreprise. De plus, il doit expliquer aux employés le type d’entreprise pour laquelle ils travaillent et les valeurs qui ont une incidence sur le comportement de l’entreprise et de ses employés.

Le guide vous permet également de communiquer les règles, les attentes et les normes de qualité qui s’appliquent dans le milieu de travail. Il peut aussi vous protéger en tant qu’employeur si un employé intente une action en justice. Le guide montre que vous avez fait preuve de diligence en communiquant la politique de l’entreprise à l’employé.

Le contenu du guide peut aller au-delà des règles et des protocoles stricts et permettre aux employeurs de créer ou de renforcer la culture souhaitée.

Il existe des modèles et des exemples de guide de l’employé pour vous aider à entreprendre la rédaction du vôtre. Toutefois, s’il est bien fait, le guide de chaque entreprise sera un document unique qui reflète la culture, les valeurs, les politiques organisationnelles ainsi que les réalités propres au milieu de travail.

Il existe néanmoins des éléments communs à tous les guides de l’employé, et les sujets ci-dessous devraient être abordés dans la plupart d’entre eux :

  1. Politiques d’embauche
  2. Procédures de sûreté et de sécurité
  3. Calendrier de paiement et politique de rémunération des heures supplémentaires
  4. Périodes de repas et temps de pause
  5. Absences autorisées
  6. Procédure et fréquence des évaluations de rendement
  7. Procédure relative aux démissions et aux cessations d’emploi
  8. Description des avantages sociaux
  9. Processus disciplinaire

Nous aborderons nombre de ces sujets de façon plus détaillée dans les prochains articles de cette série.

Ressources pour entreprendre la rédaction de votre guide

Vous trouverez des modèles et des conseils dans la Boîte à outils en RH du Conseil canadien pour les ressources humaines en agriculture (CCRH) et sur le site de la Fédération canadienne de l’entreprise indépendante (FCEI). 

Gestion des priorités

Les leaders qui connaissent du succès maximisent leur productivité parce qu’ils sont conscients de la nécessité de prendre des décisions difficiles concernant les éléments sur lesquels ils doivent concentrer leur attention et leur énergie. Ce sont donc des personnes capables de gérer les priorités. Elles se demandent constamment ce qu’est l’emploi le plus judicieux de leur temps. Cette interrogation s’applique dans une perspective à long terme, alors qu’elles élaborent un plan pour l’année à venir, mais aussi en temps réel lorsque les activités s’intensifient et se compliquent au travail.

Dans le milieu agricole, on utilise une excellente métaphore pour illustrer cette habileté : le ramassage des cailloux. De nombreux agriculteurs, enfants d’agriculteurs et employés, sont familiers avec cette tâche. Si vous commencez par ramasser tous les cailloux que vous voyez, les gros comme les petits, vous vous apercevrez rapidement que vous devrez vous concentrer sur les gros cailloux si vous souhaitez avancer.

Il faut dans un premier temps définir les priorités à long terme. Cela est facile, et vous devez en informer toutes les personnes concernées. Ce qui est difficile, c’est lorsque des événements font en sorte qu’il devient nécessaire de dévier des priorités établies. Si une situation qui survient devient LA priorité, vous devez décaler, confier ou annuler la tâche qui était auparavant prioritaire. Les décisions à prendre sont difficiles.

Établir des priorités à long terme et expliquer les raisons qui les sous-tendent aide tout le monde à comprendre le processus. Tenir des réunions mensuelles ou hebdomadaires pour aborder le changement de priorités vient appuyer le raisonnement. L’objectif est d’informer tous les membres de l’équipe de la priorité actuelle, et si elle change, d’expliquer la logique derrière ce changement.

Gestion du temps

Nous connaissons tous le vieil adage « Le temps est notre ressource la plus importante et la plus précieuse. Il ne se crée pas, ne s’achète pas, ne se récupère pas et de ne cède pas. Par contre, il se perd. » La gestion des priorités permet de déterminer les tâches à accomplir. La gestion du temps consiste à s’assurer que le travail est réalisé de façon efficace.

Les gestionnaires d’exploitation agricole peuvent faire face à des défis uniques en matière de gestion du temps, notamment lorsque la lourde charge de travail saisonnière est exigeante mentalement et physiquement pour l’équipe. La température peut ruiner les plans les mieux élaborés, et les priorités peuvent changer en un rien de temps.

Toutes les entreprises, qu’elles soient individuelles ou multinationales, accordent une importance considérable à la gestion du temps. Certains des principes qui aident les gens à gérer leur temps peuvent également s’appliquer au sein d’une équipe. Les entrepreneurs et les chefs d’entreprise qui réussissent trouvent un moyen d’accomplir plus de choses que la moyenne des gens en tirant le maximum de leur temps.

Voici ce que vous entendrez souvent dire à propos des personnes hautement performantes :

  • Elles se lèvent tôt en général
  • Elles se réservent du temps seules pour déterminer les mesures à prendre chaque jour
  • Elles évitent d’être submergées par les courriels et les réunions inutiles
  • Elles deviennent très habiles pour déléguer des tâches et apprennent à faire confiance à leur équipe

Au sein d’une exploitation agricole comptant une équipe nombreuse, il est possible que le gestionnaire ait du mal à comprendre quotidiennement l’emploi du temps de chacun.

La gestion du temps d’une équipe exige la mise en place d’un processus, ainsi qu’un suivi et une orientation de la part de la direction. Voici quelques-unes des pratiques fondamentales de gestion du temps :

  1. Établissez des attentes claires et fixez des échéances quant à la réalisation de tâches particulières
  2. Utilisez des outils pour mieux comprendre et évaluer l’emploi du temps de l’équipe
  3. Aidez les membres de votre équipe à apprendre à mieux gérer et planifier leur temps
  4. Communiquez avec les employés pour connaître leur point de vue à l’égard d’enjeux liés à la gestion du temps

Le leadership joue un rôle considérable dans la façon dont une équipe occupe son temps. Bien que les dirigeants doivent déléguer des tâches à leur équipe, la surcharger en lui confiant des travaux ponctuels et des demandes impromptues contribue à compromettre les protocoles de planification et de gestion structurée du temps. Si les membres de l’équipe hésitent à refuser, il en résulte une surcharge de travail, du stress et un épuisement professionnel. Une telle situation ne peut pas être durable.

Il existe plusieurs outils différents pour aider les employés et les agriculteurs à faire le suivi de leur temps. Il est devenu un jeu d’enfant de créer une feuille de calcul électronique à laquelle les employés peuvent accéder par l’infonuagique, sans recourir à des documents papier. Bien qu’ils ne soient pas conçus pour le secteur agricole, des logiciels peuvent être adaptés de manière à répondre à des besoins précis en matière de contrôle du temps. Certains logiciels de feuilles de temps s’intègrent à des logiciels de paie et de comptabilité. Des applications mobiles peuvent également s’avérer utiles pour les équipes qui ne travaillent pas très souvent devant un ordinateur.

Après avoir fait la lumière sur l’emploi du temps de chacun, la direction peut travailler avec l’équipe en vue de trouver des moyens de gagner du temps et d’améliorer l’efficacité. Le suivi du temps peut donner des résultats étonnants même pour les membres de l’équipe – ils ne savent peut-être pas combien de temps ils consacrent à l’administration ou aux courriels.

Interaction cohérente avec les employés

Une gestion organisée et des processus cohérents apportent aux employés un sentiment de stabilité et de confiance.

Le principe de la cohérence au sein du milieu de travail est au cœur de tous les concepts abordés dans cet article. C’est l’une des principales raisons pour lesquelles le guide de l’employé est important. Une approche cohérente permet aux gestionnaires et aux membres de l’équipe d’établir l’ordre de priorités des tâches, grandes et petites, avec assurance. De plus, elle contribue à améliorer la gestion du temps et optimise l’efficacité.

Si un employé doit suivre un processus différent chaque fois qu’il présente une note de frais ou demande un congé, cela peut avoir une incidence sur sa perception de l’entreprise et son engagement envers elle. Une gestion organisée et des processus cohérents apportent aux employés un sentiment de stabilité et de confiance.

La productivité est plus élevée lorsque les employés connaissent déjà les étapes à suivre avant d’accomplir une tâche ou de prendre une décision. La cohérence évite de devoir réinventer la roue fréquemment et permet aux employés de mieux comprendre la façon de faire leur travail et de répondre aux attentes. Si deux employés reçoivent des directives différentes quant à la manière de nourrir le bétail, cette incohérence crée de la confusion chez les employés et a une incidence sur la façon dont l’équipe perçoit la direction.

Il n’y a pas que les processus qui doivent être cohérents. Les gestionnaires donnent le ton à l’équipe. Comme on l’a mentionné dans le premier article de cette série, si le gestionnaire fait preuve de cohérence lors de l’établissement des priorités, de la gestion du temps et de ses interactions avec les employés et les clients, l’équipe s’efforcera de faire de même.

Si certains employés font l’objet d’une évaluation de rendement tous les six mois, mais que d’autres passent plusieurs années sans être évalués, cela véhicule comme message que la direction ne respecte pas le contenu du guide et donne à l’équipe l’impression qu’on tolère l’incohérence.

Certains agriculteurs ont du mal à établir des processus et une structure, car ils sont intrinsèquement autonomes, libres, agiles et créatifs. Admettre qu’une structure et une approche cohérente favorisent l’amélioration du rendement de l’équipe exige un effort considérable, mais il s’agit d’un aspect important d’un leadership efficace.