Reconnaître les pièges juridiques en matière de RH et apprendre à les éviter
Les employeurs doivent composer avec des réalités juridiques liées à la gestion des ressources humaines (RH) et des personnes. La capacité de repérer des pièges éventuels et d’éviter les problèmes juridiques est aussi importante que tous les autres sujets abordés dans cette série.
Même si vous n’avez jamais eu de problème d’ordre juridique avec vos employés, en tant qu’employeur, vous devez connaître et respecter les exigences juridiques liées aux RH. Si vous êtes réticent ou incapable de prendre une situation en charge, vous devez nommer un responsable des RH ou recourir aux services d’un professionnel ou d’un cabinet spécialisé pour surveiller la conformité et assumer cette responsabilité.
Vous faites tout pour prévenir les conflits? Malheureusement, ils sont parfois inévitables.
Peu importe les efforts que vous déployez pour prévenir les conflits, ceux-ci sont parfois inévitables. Et rien ne nuit plus à la productivité qu’un long procès intenté pour licenciement injustifié ou toute autre violation d’une loi relative aux RH. Vu l’importance des enjeux, il est essentiel de comprendre les règles et de les suivre.
Un plan de RH devrait comprendre une description écrite de toutes les situations susceptibles d’exposer un employeur à des poursuites. Pour ce faire, il importe de conserver les documents pertinents et de suivre un guide simple, étape par étape, pour les différentes tâches liées aux ressources humaines.
Envisagez de travailler avec un conseiller en RH ou un avocat pour créer une liste de contrôle qui vous aidera à accomplir les tâches importantes liées aux RH sans commettre d’erreur ou oublier une étape importante.
Examen des processus de RH en place
Il est utile de répartir le risque de responsabilité dans les catégories suivantes :
Avantages sociaux et rémunération des employés
Santé et sécurité
Congés payés, congés pour invalidité de courte durée et congés auxquels les employés ont droit
Discrimination et harcèlement
Confidentialité
Droits des travailleurs
Processus d’embauche et de congédiement
Les sept catégories ci-dessus permettent d’examiner les efforts mis en place pour garantir la conformité aux exigences juridiques et constituent un point de départ pour l’élaboration d’une stratégie globale en matière de conformité. Des règlements et des lois s’appliquent à chacune de ces catégories et visent à protéger à la fois l’employeur et les employés. Les lois diffèrent d’une province à l’autre, mais vous pouvez appliquer certains principes généraux.
Les processus et la documentation comme mécanisme de protection
Des descriptions de postes détaillées et à jour doivent être en place pour tous les employés. Si le travail d’un employé a évolué, la description de travail écrite devrait être modifiée de façon à décrire les nouvelles responsabilités. En cas de désaccord ou de préoccupation quant au rendement ou au comportement d’un employé, l’examen de la description de travail est la première étape pour toutes les personnes concernées. Il est aussi recommandé d’avoir un code de déontologie et un guide de l’employé exhaustif qui expose clairement les attentes en matière de comportement. Ce guide doit expliquer la marche à suivre si le rendement ou le comportement d’un employé ne satisfait pas aux attentes, conformément aux normes prescrites.
Suivez ces étapes lorsque vous avez à congédier un employé
Congédier un employé peut être désagréable et stressant, mais si vous embauchez des employés, vous devrez licencier quelqu’un, éventuellement. Et un licenciement peut conduire à des actions en justice si le processus n’est pas suivi correctement. Les pratiques suivantes constituent un guide de base. Il convient de connaître les règles propres à votre province et à votre type d’entreprise.
Ne jamais congédier un employé dans un moment de colère ou d’émotion.
Avant de congédier un employé, vous devez prouver que vous avez donné des avertissements écrits et une rétroaction continue, et que l’employé a eu l’occasion de corriger le problème.
Documentez toute discussion avec l’employé à propos de ses problèmes de rendement.
Demandez à une autre personne d’être présente pour prendre des notes lorsque vous congédiez un employé.
Expliquez clairement les raisons du congédiement et mentionnez les avertissements donnés et les occasions offertes à l’employé de s’améliorer.
Versez le salaire dû, les primes et les indemnités de vacances annuelles lors de la rencontre de congédiement.
Veillez à ce que l’indemnité de départ soit calculée correctement et expliquez comment elle a été établie.
Si les choses s’enveniment, restez calme et notez les points soulevés par l’employé.
Ne parlez pas du congédiement et ne dénigrez pas l’employé après son congédiement.
Demandez de l’aide en cas de besoin
Pour les employeurs et les gestionnaires d’exploitation agricole qui recherchent de la formation sur les lois et la conformité en matière de RH, le Conseil canadien pour les ressources humaines en agriculture (CCRHA) offre la boîte à outils en RH qui comporte de la formation sur la conformité aux exigences juridiques pour les employeurs.
Il est aussi utile de travailler avec un avocat spécialisé en RH ou un conseiller. Ceux-ci peuvent aider les employeurs à rédiger le contenu du guide de l’employé et à dresser une liste de vérification pour des mesures spécifiques devant être prises selon différentes situations liées aux RH. Ils peuvent aussi créer un plan cohérent et conforme en ce qui a trait aux avantages sociaux, à l’embauche et au congédiement, aux indemnités de départ et à d’autres mesures relatives aux RH.
Pour les petites exploitations qui comptent peu d’employés, il peut être suffisant de demander de l’aide pour créer un plan conforme à tous les règlements. Dans le cas des grandes exploitations qui comptent beaucoup d’employés, il peut être utile de trouver un professionnel des RH qui est disponible chaque fois qu’un problème potentiel se présente.
Ce qu’il faut retenir, c’est que la conformité en matière de RH est obligatoire. Chaque employeur doit trouver un moyen d’y arriver, que ce soit en suivant lui-même de la formation, en embauchant un employé qui supervisera les RH ou en collaborant avec des conseillers professionnels.