Les conditions essentielles d’une réunion fructueuse

Vous avez une réunion ce soir, mais vous n’êtes pas sûr d’être bien enthousiaste? En fait, tout dépendra de l’expérience que vous avez acquise, que ce soit comme membre d’un conseil d’administration bénévole ou d’une association communautaire, ou lors de vos réunions de famille.

Bien des gens détestent les réunions. Dans le pire des cas, celles-ci grugent du temps et ne rapportent rien. Même si de nombreuses idées sont sur la table, peu d’entre elles se concrétisent.

Pourquoi certaines réunions se révèlent-elles infructueuses? Nous l’avons demandé à Michael Goldman. Fondateur du cabinet d’experts-conseils Facilitation First, de Toronto, il dirige une équipe pancanadienne ayant pour mission d’organiser des réunions profitables. Son équipe enseigne l’animation de réunions et offre des services d’animation indépendants.

« Le grand problème des réunions réside dans le manque de structure, explique M. Goldman. La raison d’être des réunions, les objectifs et les résultats escomptés ne sont pas énoncés clairement. Même si les participants comprennent l’objectif et les résultats attendus, personne ne fournit d’orientation ou de marche à suivre. »

Rôle de l’animateur, du président ou du leader

Selon M. Goldman, le président ou l’animateur est le pilier d’une réunion. Le rôle de l’animateur consiste à établir les trois bases essentielles de toute réunion fructueuse : l’objectif, le but recherché et la marche à suivre. Autrement dit, il doit expliquer pourquoi les personnes sont réunies, les résultats attendus et la façon d’y arriver.

L’animateur de votre réunion maîtrise-t-il parfaitement ces trois bases? Généralement, vous vous en rendez compte dès le début de la réunion. Un leader, explique M. Goldman, peut faire progresser ou saboter une réunion simplement par son attitude. Si l’animateur est ouvert et semble être à l’écoute, cela permet d’éviter les affrontements. Mais s’il n’écoute pas ou semble surtout chercher à promouvoir ses propres intérêts, les conflits sont presque inévitables.

M. Goldman a aussi constaté que la dynamique des réunions change selon que les participants sont des salariés, des bénévoles d’un organisme sans but lucratif ou des membres d’une famille.

« Lorsque les participants sont payés pour assister à la réunion, ils comprennent généralement qu’un certain niveau de civisme est de mise, dit-il. Les participants bénévoles, pour leur part, sont parfois plus émotifs parce qu’ils investissent leur propre temps et que le sujet leur tient particulièrement à cœur. »

Personne n’aime le chaos. Nous aimons tous penser qu’un mécanisme bien huilé est en marche. Si l’animateur trace une trajectoire claire, les gens finissent généralement par rentrer dans le rang. Sinon, la réunion peut vite dérailler, notamment en raison de conflits interpersonnels.

Dans toute réunion, chacun nourrit des intentions personnelles, ressent des émotions intérieures et est instruit d’une expérience qui lui est propre. Si l’animateur de la réunion est incapable de gérer les conflits, le succès de la réunion sera compromis.

« En tant qu’animateur, je me présente et je structure la réunion selon une stratégie proactive, dit M. Goldman, mais il y a malgré tout une dynamique de groupe qui s’engage, et des choses arrivent. Il faut être bien outillé pour être prêt à réagir quand les gens s’emportent soudainement. »

Les quatre grandes lacunes des réunions

Une façon d’assurer la réussite des réunions est de connaître et d’atténuer les facteurs à l’origine des réunions infructueuses. Au cours de sa longue expérience d’animateur et de formateur, Michael Goldman a cerné quatre pièges qu’il faut éviter à tout prix :

  1. Piètre animateur. Si l’animateur n’est pas disposé à maintenir l’attention des participants sur le sujet et à servir d’arbitre pour gérer les personnalités difficiles, d’autres personnes s’imposeront, s’éloigneront du sujet et prendront les commandes.
  2. Faible structure. Les participants lanceront toujours des idées aléatoires et se mêleront à la conversation de façon plus ou moins appropriée ou logique.
  3. Dynamique inefficace. Si les participants ne sont pas disposés à écouter les points de vue des autres, la discussion risque d’avorter.
  4. Préparation insuffisante. Si les participants arrivent à la réunion sans s’y être préparés, personne n’aura rien à dire.

Opter pour un facilitateur, interne ou externe?

Si vous dirigez une réunion, qu’il s’agisse d’un groupe communautaire, d’une association de producteurs ou d’une ferme familiale, le succès de la réunion, en définitive, est entre vos mains. Néanmoins, il est tout naturel que le facilitateur ait aussi ses propres opinions. En s’appuyant sur son expérience, M. Goldman affirme que cela ne doit cependant pas poser problème.

« Je crois que l’animateur peut communiquer une impression de neutralité, dit-il. Pour ce faire, il n’a qu’à déclarer son parti pris d’emblée et à mettre le groupe au défi d’apporter d’autres points de vue qui peuvent se comparer à son option privilégiée. »

Compte tenu de l’importance et de la complexité du rôle d’un animateur de réunion, certaines organisations préfèrent confier leurs réunions importantes à des animateurs indépendants. Certes, cela représente un coût, mais M. Goldman croit qu’il peut s’agir d’un investissement judicieux.

« Les fermes familiales peuvent en tirer parti, mais c’est aussi vrai pour n’importe quelle réunion où tous les intervenants ont un intérêt substantiel en jeu, dit-il. Il est difficile de participer à la conversation tout en gérant la structure de celle-ci en plus de la dynamique des échanges. Dans une telle situation, il y a trop de facettes à gérer pour que l’animateur puisse porter tout ce poids sur ses épaules sans avoir de nombreux problèmes. »

D’après un article de l’AgriSuccès (juin 2018) de Kieran Brett.