La tenue de réunions régulières renforce la communication

  • 17 oct. 2019

Prenez le temps de vous réunir régulièrement afin de vous assurer que les tâches sont bien réparties et que les problèmes sont réglés rapidement et efficacement.

Les experts en gestion agricole insistent souvent sur l’importance de la communication pour former et maintenir une équipe efficace dans les exploitations agricoles.

Il est parfois crucial de prendre le temps de se réunir régulièrement pour s’assurer que les tâches sont bien réparties, que tout le monde est au même diapason et se sent inclus, et que les problèmes sont réglés rapidement et efficacement.

Pourquoi se réunir?

Combien de fois entend‑on les gens dire qu’ils n’ont pas le temps de se réunir?

C’est cet état d’esprit, selon Jared Sherman, directeur général de la ferme Soderglen Ranches, près d’Airdrie, en Alberta, qui doit changer.

Quelquefois, dit‑il, les gens évoquent le manque de temps, alors qu’en réalité, ils refusent d’en faire une priorité.

« Nous avons le temps de nous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde et cherche à atteindre les mêmes buts, que les problèmes sont réglés et que les différentes questions essentielles sont abordées », dit M. Sherman.

Christine Legein, directrice générale de Bossy Nagy Group, en Ontario, indique que lorsqu’une entreprise n’a pas de plan d’affaires global, elle est souvent contrainte de réagir aux problèmes après coup.

« Un plan oblige une organisation à prendre ses responsabilités et à rendre des comptes, et les réunions peuvent aider l’équipe de gestion à se concentrer sur les priorités. Un plan permet aussi d’exercer une gestion proactive plutôt que réactive. »

Réunions courtes et efficaces

Selon M. Sherman, une réunion de seulement 15 minutes peut faire parfaitement l’affaire.

« C’est assez pour remettre les pendules à l’heure. Pour accorder les violons. Cela permet d’apaiser grandement les tensions et de gérer les crises qui couvent. »

Selon Mme Legein, qui organise des réunions mensuelles pour ses clients, l’investissement dans une communication efficace est un atout inestimable pour la ferme.

« Une rupture de la communication, en particulier dans les fermes familiales, peut entraîner des malentendus, des conflits internes et le non‑respect des délais. »

Préavis

M. Sherman indique qu’en règle générale, il ne devrait pas y avoir de sujet surprise au cours d’une réunion.

Il est judicieux de formuler une orientation claire, exposée bien à l’avance, ainsi que de fournir un préavis adéquat, sans quoi la réunion risque d’être infructueuse et de piétiner.

Mme Legein partage cet avis. Pour sa part, elle envoie un ordre du jour par courriel environ une semaine ou dix jours avant la réunion.

« Nous ferons notamment le point sur la production, ou si une nouvelle grange est en construction, nous examinerons l’avancement des travaux. »

Les participants peuvent ensuite ajouter des points à l’ordre du jour, ce qui garantit que les questions de chacun seront traitées durant la réunion.

M. Sherman ajoute que l’envoi d’un courriel à tous les employés qui sont invités à la réunion garantit que personne n’est pris de court et que le temps consacré à la réunion est utilisé à bon escient.

En conclusion

Selon les experts en gestion agricole, la tenue de réunions régulières avec les employés et l’équipe de gestion est importante. Ces réunions améliorent le flot de la communication, permettent aux exploitations agricoles de prévenir les problèmes plutôt que d’y réagir après coup et suscitent un sentiment de responsabilité et de transparence dans l’exploitation.

Article par : Craig Lester