Protégez votre ferme contre la fraude à l'interne

Carrie G Hall

Aperçu

  • Les études démontrent que les petites entreprises de moins de 100 employés sont plus sujettes à la fraude
  • La fraude peut se présenter sous diverses formes comme le vol, l'utilisation inappropriée de cartes de crédit de l'entreprise ou la déclaration inexacte des heures de travail ou de vacances
  • Prévenez la fraude en adoptant des politiques et des mesures de contrôle bien définies

Les entreprises familiales ne sont pas à l'abri de fraude commise à l'interne par les employés ou les membres de la famille. Carrie Hall vous donne des conseils sur la façon de détecter et de prévenir la fraude dans votre exploitation.

La majorité des fermes sont des entreprises familiales dont les actionnaires ou les employés sont des membres de la famille. Souvent, ces entreprises comptent aussi d’autres employés. dans quelle mesure la fraude y est-elle fréquente?

Je ne détiens pas d’information qui concerne précisément les exploitations agricoles, mais des études menées aux États-Unis montrent que les petites entreprises qui comptent moins de 100 employés sont particulièrement sujettes à la fraude, et un certain nombre de facteurs font que les entreprises familiales y sont encore plus à risque. De façon générale, les procédures sont moins formelles dans ces entreprises, et les membres de la famille sont souvent les employés qui inspirent le plus confiance. En outre, le fraudeur ne se rend pas nécessairement compte que son comportement est inapproprié.

Des études menées aux États-Unis montrent que les petites entreprises qui comptent moins de 100 employés sont particulièrement sujettes à la fraude.

Même lorsqu’elle est détectée, la fraude passe souvent sous silence, en particulier dans les entreprises familiales où l’on cherche habituellement à camoufler les actes répréhensibles.

Les propriétaires d’entreprise minimisent-ils souvent la possibilité de fraude?

Oui, notamment la probabilité qu’elle soit commise par des membres de la famille ou des employés de longue date. Toutefois, la possibilité de commettre une fraude plus importante augmente avec le niveau d’autorité, de pouvoir et de surveillance d’une personne.

Quelles formes la fraude peut-elle prendre?

L’appropriation illicite de biens est le premier type de fraude qui vient à l’esprit. Il peut s’agir tout simplement d’un vol de petite caisse ou de la vente de biens qui n’appartiennent pas à la personne. La fraude peut aussi prendre de nombreuses autres formes, comme l’utilisation du carburant de l’entreprise dans un véhicule personnel à l’insu de tous, l’utilisation inappropriée des cartes de crédit de l’entreprise ou la déclaration inexacte des heures de travail ou de la période de vacances.

Dans quelle mesure la fraude peut-elle porter préjudice à l’entreprise?

Certains propriétaires d’entreprise ont tendance à minimiser l’ampleur des pertes, croyant qu’elles sont négligeables. Dans les faits, les pertes sont souvent substantielles. Selon les circonstances, il y a aussi risque d’atteinte à la réputation.

Comment les auteurs de fraude justifient-ils leur  comportement?

Dans les entreprises familiales, en particulier, il règne parfois un sentiment du « tout m’est dû », qui porte certaines personnes à penser qu’elles méritent plus que leur chèque de paie. Il peut aussi y avoir malentendu, à moins que l’entreprise n’ait des règles et des politiques claires et ne les communique efficacement.

Y a-t-il des signaux d’alarme chez  le comportement d’une personne pouvant laisser  entrevoir la probabilité d’une fraude?

L’Association des examinateurs certifiés de fraude (en anglais) a mené des recherches sur les signaux d’alarme comportementaux observés chez les auteurs de fraude au cours de la période où ils ont commis leur délit et a déterminé certaines tendances marquées. Plus de 80 % des fraudeurs ont des comportements qui déclenchent des signaux d’alarme. Sans surprise, parmi les signaux d’alarme comportementaux les plus fréquents, on trouve le maintien d’un train de vie supérieur à ses moyens et le fait d’avoir des difficultés financières persistantes.

Les auteurs de fraude ne correspondent habituellement pas au stéréotype du « criminel ». La majorité d’entre eux n’ont jamais été accusés ou reconnus coupables d’infractions de fraude. Ce sont généralement des employés qui occupent leur poste depuis un certain nombre d’années et qui sont capables de commettre leur fraude parce qu’ils ont gagné la confiance de la direction.

Outre les difficultés financières, les motifs des fraudeurs peuvent comprendre le désir d’en vouloir toujours plus ou la volonté d’obtenir quelque chose qui, de leur point de vue, leur revient de droit. Certains employés croient avoir droit à une rétribution financière plus élevée, et peuvent justifier leur geste en se disant qu’ils n’ont emprunté l’argent que temporairement.

Comment détecte-t-on le plus souvent la fraude?

Il arrive qu’elle soit détectée par accident, et d’autres fois, au cours d’une vérification interne ou d’un examen de la gestion, mais le plus souvent, c’est une autre personne qui a remarqué quelque chose d’anormal permettant de découvrir une fraude.

Il est important que les personnes qui ont des soupçons ne mènent pas leur propre enquête. Elles doivent s’adresser au gestionnaire compétent, et tous les employés doivent savoir exactement à qui s’adresser dans ces situations. Dans la mesure du possible, il faut préserver l’anonymat du dénonciateur, et dans tous les cas, on doit veiller à ce qu’il ne subisse aucune répercussion.

Les mesures correctives sont-elles plus compliquées lorsqu’il s’agit d’un membre de la famille?

Toutes les situations sont différentes, donc il est impossible d’établir une règle générale. Parfois, il suffit de communiquer les attentes. Dans les cas graves, il se peut que la personne doive quitter l’entreprise sous peine de conséquences juridiques.

Quelles mesures préventives les entreprises familiales devraient-elles employer?

La prévention est cruciale, et elle commence par la sensibilisation de toutes les personnes qui travaillent dans l’entreprise. Vous devez avoir des politiques bien définies, et des mesures de contrôle doivent être appliquées. Différentes personnes peuvent être assujetties à des règles différentes, mais cela doit être clair pour tout le monde.

Il est toujours beaucoup plus facile d’adopter des mesures préventives appropriées que de composer avec un problème sérieux qui survient en raison de l’absence de politiques et de contrôles internes.

Mme Hall est directrice des services aux entreprises familiales du cabinet Ernst & Young  LLP, à Atlanta. Elle dirige une équipe de professionnels qui aide les entreprises familiales à adopter un esprit d’entreprise et à préserver leur avantage concurrentiel d’une génération à l’autre.

Carrie Hall (@CarrieGHall) écrit au sujet des entreprises familiales et de la façon dont elles peuvent connaître du succès dans un contexte concurrentiel..