Cinq étapes pour numériser vos reçus

Le commerce électronique fait partie du paysage agricole. De nos jours, même les plus petits fournisseurs envoient leurs factures par courriel au lieu d’utiliser la poste ordinaire, et de nombreux agriculteurs choisissent de les payer par voie électronique. 

L’évolution est si rapide que tous – excepté les plus organisés – finissent par perdre des documents électroniques, affirme Shannon Lueke, associée du cabinet MNP de Humboldt, en Saskatchewan. Un relevé de compte bancaire ou de carte de crédit faisant état des dépenses n’est pas suffisant; il est nécessaire de pouvoir justifier les dépenses à l’aide de reçus, d’où l’importance de mettre en place un système fiable. La méthode la plus facile pour organiser vos fichiers électroniques, explique Mme Lueke, est de reproduire l’organisation d’un système papier classique, notamment en enregistrant les documents en format PDF ou dans des fichiers image. Par contre, enregistrer une photo d’un reçu dans votre logiciel de tenue de livres ne serait pas suffisant, sauf avec la plateforme AgExpert de FAC; en effet, les autres logiciels ne gardent pas nécessairement une copie des fichiers.

L’évolution est si rapide que tous – excepté les plus organisés – finissent par perdre des documents électroniques. Partagez sur Twitter

1. Commencez par imprimer les reçus électroniques

« Imprimer les reçus envoyés par courriel et les classer de la même façon que les reçus papier acheminés par la poste est sans doute un bon point de départ pour la plupart des agriculteurs, car cette méthode s’inspire du système papier auquel ils sont habitués », ajoute-t-elle.

2. Adoptez un système informatisé

Les producteurs qui s’y connaissent en informatique pourraient mettre en place un système sans support papier en enregistrant les reçus au bon format et en les classant dans des dossiers sur leur ordinateur.

3. Numérisez les reçus papier

Numérisez les factures du mois pour les classer au même endroit. Réunissez ensuite tous les documents en un seul fichier PDF à partager avec votre comptable. Si vous envisagez de conserver un système sans support papier, il importe de créer un dossier électronique pour tous vos reçus et de les transférer dans un dossier mensuel après leur paiement.

4. Mettez à profit les systèmes existants

« Si vous payez les factures de vos fournisseurs par Internet, vous disposez d’un système qui permet de garantir que le paiement a bien été effectué, dit Mme Lueke. Par ailleurs, si vous conservez un système de classement sur papier, vous pouvez imprimer une copie de la facture et y inscrire le numéro de chèque, de carte de crédit ou de transaction bancaire en ligne ainsi que la date du paiement. »

5. Sauvegardez

Les reçus électroniques, comme tous les reçus fiscaux, doivent être conservés pendant sept ans. C’est pour cette raison qu’une bonne gestion des fichiers et un protocole de sauvegarde efficace sont essentiels pour éviter d’avoir à chercher ultérieurement un fichier qui aurait été mal classé. De plus, il faut envisager un système de sauvegarde en nuage en cas de panne de disque dur, de vol, d’incendie ou d’inondation.

D’après un article de l’AgriSuccès (juin 2019) par Lorne McClinton.


Voir aussi